per Telefon +43 512 5936 0
per Formular Anfrage senden
PCO Tyrol Congress
Seit über dreißig Jahren ergänzt das PCO Tyrol Congress in perfekter Weise das Angebot der Congress Messe Innsbruck. Als kompetentes, international renommiertes und eingespieltes Team verstehen wir uns als Ihr verlässlicher Partner für die Bereiche Kongressorganisation und Projektmanagement.
Ob in Innsbruck, in London oder in Berlin, ob als Core-PCO oder Local-PCO: Das Portfolio des PCO Tyrol Congress deckt alle Aufgaben der Kongress- und Tagungsorganisation ab. Von der Erstkonzeption über die Budgetierung, die Planung, die Teilnehmer-Registrierung und Administration des wissenschaftlichen Programms mit Call for Paper und Abstract-Verwaltung bis hin zur Technikplanung und Organisation des Rahmenprogramms: Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Dienstleistung für Kongresse und Tagungen aller Größenordnungen auf internationalem Parkett.
Als Full-Service-Kongressagentur und als versierter Partner auf Augenhöhe bringen wir uns mit einem gewachsenen Know-How und internationaler Erfahrung ein. Wir begleiten und betreuen unsere Kunden mit Qualität, Individualität, Verlässlichkeit und Transparenz von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.
PCO TYROL CONGRESS – DAS ZEICHNET UNS AUS:
- Individuelle Planung und maßgeschneiderte Organisation
- Professionalität
- Full-Service: Von der Planung und Budgetierung über die Umsetzung bis hin zur Endabrechnung
- Dienstleistungsorientierte Beratung, Begleitung und Expertise auf Augenhöhe
- Effektive Koordination durch abgestimmte Priorisierung von Aktivitäten
- Transparente und klare Kommunikation
- Lösungsorientierte Prozesse und nachvollziehbare Strukturen
- Mitglied im Weltverband der führenden Professional Congress Organiser (IAPCO)
Unser Portfolio
Die Leistungen des PCO Tyrol Congress umschließen das gesamte Spektrum der Kongressorganisation: Von der Erstkonzeption über die Planungsphase und Abwicklung bis hin zur Endabrechnung. Unsere Expertise umfasst die Kongressorganisation in Präsenz und auf Wunsch beraten wir Sie auch zu hybriden oder virtuellen Formaten.
Kongressmanagement
Von den ersten Planungsschritten bis zur Endabrechnung erfordert die Organisation eines wissenschaftlichen Kongresses ein perfektes Zusammenspiel aller Beteiligten. Basis dafür bildet die Projektplanung, die im zeitlichen Verlauf alle wesentlichen Milestones und Zuständigkeiten umfasst.
Der akkordierte Projektplan ist eine bewährte Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit sämtlicher Mitwirkenden. Weitere Eckpfeiler des Projektmanagements sind unter anderem die Budgeterstellung und dessen Kontrolle. Wir agieren als Schnittstelle zwischen allen Partnern und stellen Koordination und reibungslose Abwicklung sämtlicher Prozesse und Aufgaben im Projektverlauf sicher.
- Professionelle Beratung und Ablaufplanung
- Konzeption der Veranstaltung
- Budgeterstellung und Controlling
- Finanzmanagement/Kongressbuchführung
- Venue Management: Raum- und Technikplanung, Preis- und Vertragsverhandlungen, Beschilderung
- Einholung von Angeboten für Drittleistungen
- Hotelplanung und Reservierung der Kontingente
- Erstellung der Kongress-Webseite
- Call for Paper
- Abstract-Management
- Referentenkommunikation
- Teilnehmerregistrierung
- Erstellung etwaiger Printunterlagen bzw. Programmierung der App für einen papierlosen Kongress
- Personaleinsatzplanung und Personalbriefing
- Koordination aller Lieferanten
- Catering Planung und Organisation
- Erstellung eines detaillierten Regie- und Ablaufplans
- etc.
Wir verwenden eine international etablierte und sichere Kongresssoftware für alle Belange der Planung bis hin zur Teilnehmerregistrierung: von der Programmierung des Online-Anmeldeportals bis hin zur Einrichtung und Betreuung des Anmeldeschalters mit Ausgabe der personalisierten Unterlagen und Badges. So ist die Einhaltung der Compliancerichtlinien und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Registrierung fixer Bestandteil der Softwareprogrammierung.
- Programmierung der Online-Anmeldung mit allen Gebühren, Anmeldung zu Rahmenprogrammen, Workshops etc.
- Verwaltung des Kongresskontos mit Bestätigung der Zahlungen sowie Mahnwesen (das Inkasso der Gebühren erfolgt im Namen und auf Rechnung des Veranstalters)
- Abwicklung von Kreditkartenzahlungen
- Kontrolle und Bearbeitung der einlangenden Registrierungen
- Versand von Bestätigungsbriefen und Rechnungen
- Korrespondenz mit Teilnehmern bzgl. Fragen, Sonderwünschen und Buchungsänderungen
- Layout und Druck von Namensschildern
- Vorbereitung aller Kongressunterlagen (Namensschilder, Rechnungen, Voucher, Teilnahmebestätigungen, Einladungen etc.)
- Einrichtung und Betreuung des Anmeldeschalters vor Ort, Inkasso offener Gebühren
- Abwicklung der Neuanmeldungen und Ausgabe der Unterlagen mit geschultem Personal
- Nachbearbeitung mit Teilnehmerlisten und Statistiken
- Endabrechnung des Kongresskontos in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- etc.
Auf Wunsch wickeln wir die gesamte Korrespondenz mit Ihren Referenten ab. Sobald deren Zusage sowie der Titel des Vortrages fixiert sind, übernehmen wir anhand einer Aufstellung mit allen relevanten Inhalten und Adressen der Sprecher die weitere Korrespondenz sowie die administrative Abwicklung inklusive Hotelreservierung.
- Bestätigung der Einladung und des Vortragstitels
- Reservierung von Kontingenten im Headquarter Hotel
- Informationen bzgl. Hotelreservierung, Reisekostenübernahme, ggf. Honorare
- Bestätigung der Vorträge und Hotelreservierung
- Information über technische Details (Medienannahme etc.)
- Vorbereitung von Reisekostenformularen, Honorarnoten, Hotelvouchern etc.
- Registrierung der Referenten und Auszahlung der Reisekosten vor Ort bzw. nach dem Kongress per Überweisung
- Auflistung aller Kosten für die Endabrechnung
- etc.
Unsere Inhouse-Grafik-Abteilung unterstützt Sie bei der Kreation eines Sujets – falls noch nicht vorhanden – ebenso wie bei der Produktion diverser Werbemittel und der Erstellung von Webseiten oder Apps. Unser Angebot reicht von Grafik und Design über Content-Produktion und Koordination der Korrekturschleifen bis hin zur Drucküberwachung. Zudem übernehmen wir auf Wunsch den Versand der Drucksorten.
Werbemittel und Drucksorten, die wir unter anderem für Sie im Haus produzieren:
- Programme
- Namensschilder
- Schilder, Fahnen, Transparente etc. für ein aufmerksamkeitsstarkes Branding des Veranstaltungsortes
- Handouts
- Give-Aways
- Banner
- Präsidiumsschilder
- Wegweiser
- Registrierungsblenden
- etc.
Eine eigene Kongress-Webseite ist ein wichtiges und unentbehrliches Informationsportal für Teilnehmer und Ausstellungsfirmen. Sie dient der Bewerbung ebenso wie dem Image Ihrer Veranstaltung. Wir entwickeln und warten Ihre Webseite nach Ihren Wünschen und Vorstellungen, um Teilnehmer und Sponsoren laufend und aktuell mit allen relevanten Informationen zu versorgen.
- Registrierung Ihrer Wunschdomain
- Konzeption Ihrer Kongress-Website (Grafik und Content)
- Laufende Wartung und Aktualisierung der Website
- etc.
Einer der wesentlichen Aspekte bei der Organisation eines Wissenschaftskongresses ist die Zusammenstellung des wissenschaftlichen Programms: Es beinhaltet alle relevanten Themen, die eingeladenen Referentinnen und Referenten sowie die Auswahl der freien Vorträge und Poster. Die Aufgabe vom PCO Tyrol Congress ist es, Ihnen im Bereich der Vortrags-Poster und Abstractverwaltung die administrativen Tätigkeiten abzunehmen und den Einreichungs- und Bewertungsprozess zu vereinfachen und professionell zu gestalten.
- Erstellung der Abstract-Guidelines und Definition des Einreichprozesses in Absprache mit Ihnen
- Programmierung des Online-Einreichungs- und Reviewing-Portals
- Erfassung und Überprüfung der Einhaltung formaler Kriterien der eingereichten Abstracts
- Überprüfung auf Doppeleinreichungen
- Korrespondenz mit den Autoren
- Benachrichtigung der Autoren über den Erhalt des Abstracts
- Weiterleitung der Abstracts an das Wissenschaftliche Komitee bzw. Programmierung eines Reviewingportals in Absprache mit Ihnen
- Erfassung der Bewertung und Benachrichtigung der Autoen über Annahme bzw. Ablehnung des Abstracts
- Erfassung der Zuteilung zu den jeweiligen Sitzungen
- Korrespondenz mit Autoren bzgl. Vortragszeiten, technischer Ausstattung und organisatorischer Hinweise
- Organisation der technischen Ausstattung
- Aufbereitung der Abstracts für den Druck des Abstractbandes
- etc.
Abendveranstaltungen erweitern die Möglichkeiten der Vernetzung der Teilnehmer. Ob in elegantem Rahmen mit gesetztem Dinner oder als Get-to-Gether: Gerne planen und organisieren wir in Abstimmung die Abend- und Sideevents zu Ihrem Kongress.
- Angebotseinholung von Drittdienstleistern
- Preisverhandlungen
- Einladungsmanagement
- etc.
Um unseren Kunden neben dem klassischen Präsenzkongress live vor Ort auch hybride und gegebenenfalls virtuelle Kongressformate anbieten zu können, haben wir in den vergangenen Jahren unser Dienstleitungsportfolio um die digitalen Komponenten erweitert. Das PCO Tyrol Congress ist erfahren in der Planung und Umsetzung von papierlosen Kongressen. Dazu liegen alle technischen Voraussetzungen und die erforderliche Wissen im Team vor. Für eine Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
- Beratung und Konzeptentwicklung zur optimalen Umsetzung der digitalen Veranstaltung (virtuell oder hybrid)
- Bereitstellung einer virtuellen Kongressplattform mit diversen Features für Teilnehmer (Q&A, Meeting Hub, Video Chat, digitale Posterausstellung, digitale Industrieausstellung etc.)
- Möglichkeit der on Demand Nutzung von digitalen Kongressinhalten nach der Veranstaltung
- Grafik, Bildbearbeitung, Videoschnitt, Live-Streaming
- Erstellung eines detaillierten Regie- und Ablaufplans, Monitoring, technische Unterstützung und Live Support während der Veranstaltung, statistische Auswertung
- etc.
GESELLSCHAFTSSEKRETARIAT
In unserer Rolle als dauerhafter und verlässlicher Ansprechpartner für wissenschaftliche Fachgesellschaften, bieten wir unsere umfassende Unterstützung für administrative Sekretariatstätigkeiten. Unsere Leistungen erstrecken sich dabei über eine Vielzahl von Aufgaben, einschließlich der präzisen Verwaltung von Finanzen und Mitgliedern sowie der Abwicklung interner Angelegenheiten.
- Übernahme Gesellschaftsagenden, Infrastruktur und Ansprechpartner
- Terminplanung bzgl. ordnungsgemäßer und zeitgerechter Erledigungen des Präsidiums
- Finanzverwaltung - Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben, Erstellung der Vermögensübersichten
- Erstellung und Versand von Einladungen für Vorstands- bzw. Präsidialsitzungen laut Anweisung des Vorstandes
- Laufende Korrespondenz mit Vorstand/Präsidium, Fachgruppen, Komitees und Mitglieder
- Vorbereitung der gewünschten Unterlagen zu Sitzungen (Kassenbericht, Mitgliederstand etc.)
- Mitgliederverwaltung - Betreuung & Pflege der Datenbank, Rechnungslegung, Inkasso, Verbuchung der Mitgliedsgebühren
- und vieles mehr …
Kundenstimmen
Das Team von PCO Tyrol Congress
Erfahren, authentisch, professionell.
Wir sind ein ebenso junges wie professionelles Team, hochengagiert und international vernetzt. Wir verstehen uns als starker Partner an Ihrer Seite mit dem Ziel, Ihren Kongress oder Ihre Tagung zum Erfolg zu führen. Ein wertschätzendes Miteinander, geprägt von Offenheit und gegenseitigem Vertrauen, zeichnet unsere Arbeit aus. Wir freuen uns auf Sie!
PCO Tyrol Congress ist Mitglied zahlreicher internationaler Vereinigungen im Kongressbereich. Sowohl innerhalb Europas als auch in Übersee sind wir bestens vernetzt, verfügen über hervorragende Kontakte und haben die Möglichkeit, internationale Erfahrungen rasch aufzugreifen. Darüber hinaus pflegen wir langjährige Partnerschaften mit Tourismusverbänden, Convention Bureaus und weiteren Leistungsträgern in der Kongressbranche.
Sie Planen einen Kongress?
Wir unterstützen Sie gerne.
Wir freuen uns, von Ihnen und Ihren Plänen zu hören. Lassen Sie uns wissen, wie und wo wir Sie unterstützen können. Für Fragen aller Art stehen wir Ihnen jederzeit gerne zu Verfügung.
Telefon | +43 512 575600
E-Mail | pco@cmi.at
Referenzen
- Kardiologie Kongress Innsbruck
- The London-Innsbruck Colloquium on Status Epilepticus and Acute Seizures
- Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Neurologie – ÖGN
- Jahrestagung der Österreichischen Parkinson-Gesellschaft – ÖPG
- Jahrestagung der Österreichischen Schilddrüsengesellschaft – OSDG
- Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Endokrinologie und Stoffwechsel – ÖGES
- Update Gastro Stoffwechsel (venue management)
- Innsbrucker Zahnprophylaxetage (venue management)
- Psychoneuroimmunologie Kongress – PNI
- European Federation of Sport Psychology Congress (FEPSAC 2024) | Innsbruck (2024)
- 21st International Conference on Near Infrared Spectroscopy (NIR 2023) | Innsbruck (2023)
- 64. Kongress für Krankenhausmanagement | Innsbruck (2023)
- 1. Österreichischer Bibliothekskongress | Innsbruck (2023)
- 16th European Conference on Fungal Genetics (ECFG16) | Innsbruck (2023)
- Interalpin (housing) | Innsbruck (2023)
- Dreiländertagung der Österreichischen, Deutschen und Schweizerischen Gesellschaften für Gefäßchirurgie | Wien (2022)
- Bioblast (venue management) | Innsbruck (2022)
- Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Gefäßchirurgie – ÖGG | Wien (2022)
- Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendheilkunde – ÖGKJ | Salzburg (2021)
- Green Risk 4 Alps | hybrid (2021)
- 14. Weiterbildung zum ÖAK-Diplom Krankenhaushygiene | virtuell (2021)
- GA – 67th Annual Meeting of the Society for Medicinal Plant and Natural Product Research | Innsbruck (2019)
- ESNCH – 24th Meeting of the European Society of Neurosonology and Cerebral Hemodynamics | Linz (2019)
- Pneumologie Update | Igls (2019)
- AUVA – Forum Prävention (venue management, housing) | Innsbruck (2018)
- International Snow Science Workshop – ISSW | Innsbruck (2018)
- EUSAlp General Assembly – EU Strategy for the Alps | Innsbruck (2018)
- Gemeinsame Tagung der GKJR, API, DGfI (Pädiatrische Rheumatologie und Immunologie) | Innsbruck (2018)
- ESTS Congress – European Conference on General Thoracic Surgery | Innsbruck (venue management, housing, 2017)